Como diseñadores trabajamos con muchos archivos, varios proyectos a la vez y diferentes tareas que hacer, por lo cual lograr tener una buena ORGANIZACIÓN es algo que todo diseñador debe hacer.

Por fortuna hay muchas aplicaciones que nos pueden ayudar a tener una mejor organización. Estoy redactando una serie de post relacionados con el tema hablándoles sobre aquellas que he usado y describiendo como me han ayudado. Como primer post de esta serie les hablo de Evernote.

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EVERNOTE: Lo primero que tengo que decir sobre esta aplicación es que es mi favorita. Nos permite guardar todo tipo de información. Lo mejor es que la plataforma tiene aplicación para teléfonos inteligentes, para tabletas, para desktop (Mac o PC) y también puedes usarla en cualquier navegador. Todo se sincroniza.

En mi caso lo uso para varias cosas que me facilita mucho la vida

1. Tarjetas de presentación: Siempre que me daban una tarjeta de presentación la colocaba en mi cartera, de la cartera pasaba al escritorio de la oficina y luego de un tiempo a la basura. Luego cuando necesitaba el contacto no lo encontraba. Trate de usar aplicaciones para resolver el asunto y no funciono. Con Evernote problema resuelto, cuando me entregan una tarjeta de presentación la retrato con Evernote, automáticamente reconoce el texto, extrae información del contacto (Telefono, email, dirección, etc.), permite enviar la información por email e inclusive busca al contacto e LinkedIn. Ahora tengo siempre las tarjetas de todas las personas que conozco.

2. Documentos: Otra cosa que me pasaba mucho es la cantidad de papeles que uno acumula. Desde facturas, cartas, etc. Luego tomar cada documento y archivarlo de manera que fuera fácil de buscar luego. Con Evernote problema resuelto, cada vez que tengo un documento importante (o no) lo escaneo con la aplicación del teléfono móvil y automáticamente queda guardado. Lo mejor no es solo eso, Evernote cuenta con un OCR integrado así que todo el texto queda indexado y al hacer una búsqueda arroja resultados del texto dentro del documento. Esto lo hago con todo tipo de documento incluyendo recibos, y al estar sincronizado puedo tener en todo momento mis documentos.

3. Notas de reuniones: Siempre en las reuniones estaba con libreta o papeles para tomar notas, siempre se me perdían, nunca tenia el tiempo de sentarme a pasar las notas en computadora o simplemente pasaba de las notas a hacer dibujos (soy diseñador 😀 ). Con Evernote puedo tomar notas en cualquiera de sus versiones y automáticamente se sincronizan.

4. Notas en Audio: Siguiendo con las notas, también puedo añadir a las notas audio sin salir de la nota. Esto lo uso si de momento se esta discutiendo algo y quiero tener el audio integro dentro de la nota. En las reuniones de alguna junta o comité que lo permitan, mientras voy tomando mis notas, estoy grabando la reunión entera. Por lo cual conservo mis notas y el audio de la reunión, este queda en la nota. La cual también puedo compartir por medio de correo electrónico.

5. Fotos: Muchas veces vamos a seminarios o charlas y tomamos fotos que luego tenemos que descargar a la computadora, para guardarlas en algún sitio, para hacer referencia luego. Con Evernote tomo este tipo de fotos dentro de una nota y quedan automáticamente guardadas y sincronizadas. Igual que con los documentos si tiene texto el OCR la indexa para las búsquedas.


6. Lista de cotejo: Una función muy bueno es hacer listas de cotejos, esto permite ver que se ha hecho y que falta. Lo mejor de esta función es que al igual que todo lo anterior me permite compartirlo tanto por email como por algún enlace.

7. Compartir: Todo se puede compartir en Evernote, tanto con otros usuarios como con personas que no tienen Evernote. El sistema nos crea un enlace que podemos compartir para que las personas puedan ver el contenido. Lo bueno de esto es que puedes compartir para esperar “feedback” de algo.

En fin Evernote es una aplicación que no debes dejar de probar, la misma es gratis pero en mi caso, luego de años usándola de manera gratuita cambie a la versión paga. Ofrece otras funciones que siendo mi principal herramienta de organización vale la pena invertir en Evernote.

BONO: Algunos videos de como usar Evernote